사업자는 지출 증명서류를 법정 신고기한부터 5년간 보관해야 합니다. 다만, 과거에 발생한 결손금을 소득에서 공제받으려는 경우에는 해당 결손금 발생 시점의 서류를 5년보다 더 길게 보관해야 할 의무가 있습니다.

개인사업자가 2024년에 발생한 지출 증명서류를 보관하는 상황을 예로 들어보겠습니다.

지출증명서류의 법정 보관 기간은 어떻게 되나요?

「소득세법」에 따라 거주자는 사업소득 필요경비 증명서류를 확정신고 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 「법인세법」과 「부가가치세법」 역시 법인의 거래 증명서류나 영수증 등을 신고기한부터 5년간 보존하도록 규정하고 있습니다. 다만, 과거 사업연도의 결손금을 공제받는 경우에는 예외가 적용되어, 결손금이 발생한 시점의 서류를 공제받는 사업연도 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관해야 합니다.

증명서류 보관 의무 면제 대상을 확인하려면

• 전자세금계산서 전송 여부: 전자세금계산서 발급 후 국세청 전송을 완료했다면 「부가가치세법」에 따른 보존 의무가 면제됨
• 결손금 발생 시점: 공제 대상 결손금이 있다면 공제 시점부터 1년이 되는 날까지 서류를 유지해야 하므로, 전체 보관 기간이 5년을 초과하는지 계산