온라인 영수증을 캡처하거나 스캔한 파일은 원칙적으로 경비처리를 위한 증빙서류로 인정됩니다. 다만, 해당 영수증이 세법에서 정한 적격증빙 요건을 갖추어야 하며 거래 사실을 확인할 수 있는 형태로 5년간 보관해야 합니다.

사업자가 온라인 쇼핑몰에서 업무용 비품을 구매하고 영수증을 캡처한 경우의 예시입니다.

전자적 증빙의 보존 기준은 어떻게 되나요?

「국세기본법」에 따라 장부와 증빙서류는 정보보존장치에 보존할 수 있습니다. 「소득세법」은 사업자가 재화나 용역을 공급받을 때 세금계산서나 신용카드매출전표 등 적격증빙을 수취하도록 규정하고 있습니다. 온라인 결제 시 발급되는 전자적 매출전표를 캡처하여 보관하는 것은 종이 영수증과 동일한 효력을 가집니다. 다만, 거래 건당 금액이 3만 원을 초과한다면 반드시 적격증빙을 수취해야 가산세가 부과되지 않습니다.

증빙서류 보관 의무 면제 대상을 확인하려면

• 적격증빙 여부 확인: 거래 건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 가산세 부담을 피하기 위해 확인이 필요합니다.
• 보관 기간 준수: 국세청에 자동 전송되지 않는 개별 캡처 파일은 법정신고기한으로부터 5년간 안전하게 보관합니다.
• 사업용 신용카드 활용: 사업용 신용카드로 결제하여 국세청 홈페이지에 등록된 내역은 별도의 파일 보관 없이도 증빙이 가능합니다.